【做好档案管理工作】怎么做好企业档案管理

时间:2019-05-12 来源:好词好句 点击:

  导语:档案管理工作做好了,一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。

  怎么做好企业档案管理

怎么做好企业档案管理

  第一,领导重视是根本

  目前,我们企业档案机构的发展水平普遍偏低,这与领导对档案工作重视不够有很大的关系。档案是一种历史文化遗产,是一种无形资产,它不能直接产生经济效益和社会效益,因此,领导常常忽略了企业档案的建设,认为只要将文件收好不丢失,保证用的时候能够查到就行,殊不知这种想法是有失偏见的。

  首先,企业领导要对档案室中档案的价值有清楚的认识,知道这些档案在企业工作中发挥的作用,比如:工作中的参考、备查、凭证等诸多文件资料与对企业发展的实质性影响。

  其次,企业领导要加大对档案室的投入,对档案室的库房建设、设备完善、人才引进都要给予政策倾斜和财力保障。再次,企业领导应充分认识到档案的服务性。将档案的合理利用与档案的安全保密有机结合,使档案建设向良性循环迈进。

  第二,硬件设施是基础

  企业档案对硬件设施的投入相对较少,甚至档案室与图书室达不到二分开的标准,一些档案整理的不规范,缺少必要的装具,档案信息化建设更是无从谈起。由此可见,完善的硬件设施管理是企业档案服务职能提升的基础,是做好档案对生产一线服务的保障,档案室只有规范硬件措施的配置规模、装具数量、计算机配套设置等基本内容,其服务才能顺利的实现,只有最基本的硬件设施得到保证,企业档案才有一个良好的生存环境,才能通过更为优质的工作为企业利用者提供服务。

  第三,完善管理是源泉

  在新的形势下,企业档案要不断开拓进取,紧紧跟上企业发展的步伐,突出重点,做到行业中工作发展到哪里,档案工作就延伸到哪里、服务到哪里,切实为生产一线服务。档案室建设主要表现在两个方面:一是加大对本企业现有档案的收集力度,扩大收集范围,拓宽收集渠道,充分做好档案的收集整理归档工作。

  此项工作是档案工作的重要组成部分,是为企业服务的前提和基础。在工作中,要学会抓重点,注意收集和保管专业的、学术的与企业工作密切相关的资料。二是加大现有档案成果的转化。档案中蕴藏着大量的有价值的信息,如何对档案室的档案资源进行整合,使死信息转化为活成果,向利用者提供满意的信息服务,也是完善建设的关键所在。

  第四,开发利用是关键

  收集来的材料往往是零散的、无序的,不利于档案的开发和利用,档案工作就要从广泛的信息中选出有保存价值的信息,依据一定的原则方法,进行了科学的分类、系统的组合排列,以保持文件的历史联系和形成规律,使其有序化,成为有价值信息,经过鉴定,用科学的方法加以妥善保管,为档案信息的开发和利用提供可靠的保证。档案信息资源要通过利用才能实现其自身的价值。信息资源在利用同时,我们必须注意保持档案资源的完整与安全,避免流失。

  因此,要建立健全档案管理制度,如档案员岗位责任制、档案借阅制度、利用保管制度、档案销毁制度、档案保密制度等来加强档案管理。同时制订科学的检索体系,可以加快档案的查找速度和准确度,为企业利用提供快速、准确的服务。我们要下工夫编制完备适用、配套的检索工具,为档案的开发利用提供必要的条件。

  第五,高新技术是支撑

  企业单位档案机构管理大多采用手工操作方式,存在着查询效率低、查询频繁、劳动强度大、纸质档案存放占用空间大、管理困难等问题。如今,随着科学技术的发展,计算机的普及深入到各个单位,根据查阅档案的管理制度,在计算机上实现一个查阅流程环节,根据流程最终实现查阅目的。使用计算机进行管理,可以避免手工检索的繁琐,并根据查档者的权限提供相应的档案,同时也防止失泄密的发生。这样不仅方便内部查询,也更好的提高了办公效率。

  第六,服务观念是宗旨

  档案人员服务意识的淡薄严重影响了档案资料信息的综合利用,阻碍了社会、经济、文化价值及开发人力资源价值的充分实现。长期以来企业单位档案重保密、轻利用现象严重,未能处理好保密与利用的关系,档案室成为纯粹的保密室。

  在相当程度上影响了档案信息的利用。作为档案人员要想做好服务,首先应该让人们了解档案室的库藏情况,这是开发利用档案信息资源的首要前提。由于档案工作人员对自身形成的档案比较了解,在工作中遇到问题很自然地都会想到借助于档案来解决;

  其次是主动服务,即工作者在熟悉库藏档案、掌握档案利用工作规律的基础上,预测各类用户的利用趋势,主动提供档案服务;最后树立超前服务意识,多渠道、多形式地开发档案信息,将封闭式服务变为开放式服务,将档案编研与系统提供结合起来,要想利用者之所想,提供利用者之所需,努力将档案工作的成果与企业信息化建设结合起来。依托现代信息技术的发展和现有平台,最大限度地满足以及利用者对档案信息的需求。

  第七,人员素质是保障

  有些人认为档案工作是一项实践性很强的工作,只需要在实际工作中摸索、掌握其原则和方法就行,很少有人专门注意对档案工作的管理知识进行系统的学习与以应用。事实上档案工作的实践性固然很强,但档案工作的专业性更强,它要求档案人员必须具备一定的专业素质,包括履行专业职责的能力、学历和资历等。

  随着信息技术的推进,在档案网络化建设过程中,档案人员不仅是信息库的建造者和维护者,更应该是档案信息资源和利用者之间的桥梁和纽带。要达到这一目标,必须尽快培养一批既精通档案管理业务,又熟知计算机管理的软硬件、网络、安全防范等技术的复合型人才,使其能够参与档案信息化建设的全过程,能够了解和把握运行过程中可能出现的各种技术问题,为信息化进程储备好高素质的人才。

【做好档案管理工作】怎么做好企业档案管理

https://www.kmfunway.cn/cijudaquan/253819.html

推荐访问: 企业职工档案管理工作规定 企业档案管理实施细则

扩展阅读文章

好词好句热门文章

好词好句推荐文章

推荐内容

京ICP备15015689号 返回顶部

据说教育网 轻松阅读 享受快乐生活